«Тёмная лошадка» ЭДО. Что это и почему набирает популярность?

Контакт — это бухгалтерия, которая ведет дела клиентов удаленно. «А как же первичка?», спросите вы? Это тоже часть нашей работы. О ведении вашей первичной документации, хранении, получении «закрывашек» (актов и накладных) позаботится команда Контакта. Часть наших клиентов и их контрагентов уже перешли на систему электронного документооборота Диадок. Сейчас все большую популярность набирает электронный документооборот. Он удобен, с ним экономишь время, финансы, освобождается место на полках… Но он по-прежнему для многих остается «темной лошадкой». Разберемся, что представляет ЭДО, чем отличается от бумажного, какие сложности возникают при ведении электронного документооборота.

Пара слов об обмене бумажными документами

Контрагенты не всегда находятся с клиентами в одном городе, и, чтобы передать первичные документы контрагентам, приходится прибегать к помощи Почты России. А это подразумевает покупку бумаги, конвертов, марок, распечатку документов, очереди перед отправкой. Чтобы хоть как-то обезопасить корреспонденцию, можно прибегнуть к отправке заказных писем – так, конечно, надежнее, можно отследить путь доставки. Но даже в этом случае письма порой теряются. Это мы говорим только о затратах и надежности. Сколько времени уходит на ведение первички с другими городами, понятно при одном только упоминании Почты. Смысл всех этих действий – получить обратно закрывающие документы. Они дают уверенность при налоговой проверке. У контрагентов, от которых ждем «закрывашек», нет особого желания проходить все те же самые круги, чтобы вернуть вам подписанный акт – свой экземпляр, подписанный с вашей стороны, они уже получили.
Незадолго до отчетности бухгалтер начинает напоминать о незакрытых сделках. Особенно важно получить документы от поставщиков, потому что это реальный шанс уменьшить налоги. Хорошо, если незакрытых сделок с контрагентами всего парочка, но что делать, если их сто, а то и больше? Это вполне стандартная ситуация, с которой постоянно сталкиваются компании, которые заключают множество договоров. Бумажный документооборот в рамках одного города вести, конечно, проще, особенно если это не столица. Как минимум, меньше сроки доставки писем. Но даже в этом случае гарантии, что успеешь в срок до сдачи отчетности, нет никакой. Ситуация кажется безвыходной. Что делать? Можно перейти на электронный документооборот.

Как работает электронный документооборот?

Подключиться к электронному документообороту можно бесплатно. Для этого необходим сертификат квалифицированной электронной подписи. Если же вы сдаёте отчётность в электронном варианте, он у вас уже есть. А если нет – то оформить его можно в удостоверяющем центре компании СКБ Контур. К электронной отчетности уже подключены все наши клиенты, и большая часть их контрагентов. Проверить, кто из ваших контрагентов уже есть в Диадоке, можно в личном кабинете Диадока.
В чем плюсы подключения к Диадоку? Все учетные документы, полученные в программе, легко и быстро добавляются в сервис – это исключает ошибки при введении вручную. К тому же не нужно повторное введение данных, первичные документы формируются автоматически. Вы можете принимать, создавать и самостоятельно отправлять документы – без установки дополнительных программ.
Что можно делать в Диадоке?
• приглашать контрагентов;
• распределять входящие документы;
• подписывать документы;
• работать с электронными документами из бухгалтерской системы 1C, SAP или других – это автоматизирует процессы приёма и проверки входящих документов.
Все наши клиенты работают в Контур.Бухгалтерии, и для них электронный документооборот стал еще доступнее. Недавно Контур.Бухгатерия завершила интеграцию с Диадоком. Теперь пользователи могут получать и отправлять электронные документы прямо из сервиса. Более подробно о настройке интеграцию можно прочитать в статье.

Есть ли минусы?

Да, есть. Это затраты на приобретение электронной цифровой печати, а также невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот. К тому же, не все пользователи доверяют электронным документам – классическая подпись и печать кажется гораздо более надежной защитой сделки. Но все это  незначительно по сравнению с преимуществами электронного документооборота. Самый главный плюс — он имеет юридическую силу. Это означает, что никаких больше бумажных документов. Никаких печатей, подписей ручкой и рассылки писем. В пару действий вы создаете документ, заверяете его ЭЦП, отправляете контрагенту. Это тоже дешевле, чем по почте, особенно в сравнении с заказными письмами – максимум 9 рублей. Хранить можно тоже в системе Диадок – бессрочно. Если ваши контрагенты уже отправляют электронную отчетность – для них не составит труда подключиться и к системе электронного документооборота. Приглашайте их и освобождайте рабочее время для главного – развития вашего бизнеса. Мы Вам в этом поможем.
С пожеланиями процветания, Ваш Контакт.