Пара слов об обмене бумажными документами
Контрагенты не всегда находятся с клиентами в одном городе, и, чтобы передать первичные документы контрагентам, приходится прибегать к помощи Почты России. А это подразумевает покупку бумаги, конвертов, марок, распечатку документов, очереди перед отправкой. Чтобы хоть как-то обезопасить корреспонденцию, можно прибегнуть к отправке заказных писем – так, конечно, надежнее, можно отследить путь доставки. Но даже в этом случае письма порой теряются. Это мы говорим только о затратах и надежности. Сколько времени уходит на ведение первички с другими городами, понятно при одном только упоминании Почты. Смысл всех этих действий – получить обратно закрывающие документы. Они дают уверенность при налоговой проверке. У контрагентов, от которых ждем «закрывашек», нет особого желания проходить все те же самые круги, чтобы вернуть вам подписанный акт – свой экземпляр, подписанный с вашей стороны, они уже получили.Незадолго до отчетности бухгалтер начинает напоминать о незакрытых сделках. Особенно важно получить документы от поставщиков, потому что это реальный шанс уменьшить налоги. Хорошо, если незакрытых сделок с контрагентами всего парочка, но что делать, если их сто, а то и больше? Это вполне стандартная ситуация, с которой постоянно сталкиваются компании, которые заключают множество договоров. Бумажный документооборот в рамках одного города вести, конечно, проще, особенно если это не столица. Как минимум, меньше сроки доставки писем. Но даже в этом случае гарантии, что успеешь в срок до сдачи отчетности, нет никакой. Ситуация кажется безвыходной. Что делать? Можно перейти на электронный документооборот.
Как работает электронный документооборот?
Подключиться к электронному документообороту можно бесплатно. Для этого необходим сертификат квалифицированной электронной подписи. Если же вы сдаёте отчётность в электронном варианте, он у вас уже есть. А если нет – то оформить его можно в удостоверяющем центре компании СКБ Контур. К электронной отчетности уже подключены все наши клиенты, и большая часть их контрагентов. Проверить, кто из ваших контрагентов уже есть в Диадоке, можно в личном кабинете Диадока. В чем плюсы подключения к Диадоку? Все учетные документы, полученные в программе, легко и быстро добавляются в сервис – это исключает ошибки при введении вручную. К тому же не нужно повторное введение данных, первичные документы формируются автоматически. Вы можете принимать, создавать и самостоятельно отправлять документы – без установки дополнительных программ.
Что можно делать в Диадоке?
• приглашать контрагентов;
• распределять входящие документы;
• подписывать документы;
• работать с электронными документами из бухгалтерской системы 1C, SAP или других – это автоматизирует процессы приёма и проверки входящих документов.
Все наши клиенты работают в Контур.Бухгалтерии, и для них электронный документооборот стал еще доступнее. Недавно Контур.Бухгатерия завершила интеграцию с Диадоком. Теперь пользователи могут получать и отправлять электронные документы прямо из сервиса. Более подробно о настройке интеграцию можно прочитать в статье.
Есть ли минусы?
Да, есть. Это затраты на приобретение электронной цифровой печати, а также невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот. К тому же, не все пользователи доверяют электронным документам – классическая подпись и печать кажется гораздо более надежной защитой сделки. Но все это незначительно по сравнению с преимуществами электронного документооборота. Самый главный плюс — он имеет юридическую силу. Это означает, что никаких больше бумажных документов. Никаких печатей, подписей ручкой и рассылки писем. В пару действий вы создаете документ, заверяете его ЭЦП, отправляете контрагенту. Это тоже дешевле, чем по почте, особенно в сравнении с заказными письмами – максимум 9 рублей. Хранить можно тоже в системе Диадок – бессрочно. Если ваши контрагенты уже отправляют электронную отчетность – для них не составит труда подключиться и к системе электронного документооборота. Приглашайте их и освобождайте рабочее время для главного – развития вашего бизнеса. Мы Вам в этом поможем.С пожеланиями процветания, Ваш Контакт.
Оцените статью по 5-бальной шкале
0 из 5 на основе 0 оценок