Новости в командировочных расходах

Отправляете сотрудника в командировку? Предупредите его о новых правилах — в 2019 году появились новые требования к чекам, посадочным талонам и отелям. Подробности — в нашей статье.


Какими документами подтвердить расходы на командировку

С 1 июля 2019 года почти все организации и предприниматели должны выдавать кассовые чеки. Есть только несколько категорий компаний, которым продлили отсрочку на применение онлайн-касс. Поэтому в большинстве случаев при оплате расходов в командировке вы должны получить кассовый чек. Если компания попала под отсрочку на установку кассы, то даже в этом случае она должна выдать вам какой-либо документ, подтверждающий оплату (это может быть квитанция или товарный чек, но со ссылкой на законодательство – по какой причине продавец может не применять кассу).

Важно! Если вы производите безналичные расчеты картой, то можете не получить от поставщика бумажный чек. В таком случае нужно распечатать полученный электронный чек. 

При оплате проезда, к примеру, сотрудник может получить чек в виде QR-кода. Чтобы по данному коду получить настоящий документ об оплате, нужно установить приложение для проверки чеков от налоговой. Приложение сканирует QR-код и выводит на экран чек, который можно распечатать.

Новое в командировочных с 1 июля — про чеки

С 1 июля 2019 года вступили в силу поправки в закон о кассах (54 Федеральный закон). Теперь во всех чеках при расчетах от имени компании должно быть указано название компании-покупателя и ее ИНН. Об этом сказано в статье 4.7 Федерального закона №54-ФЗ. Пример — вы покупаете что-то от имени вашей компании. Оплачиваете эту покупку наличными деньгами или предъявляете для оплаты карту. До момента расчета нужно предупредить кассира, что вы действуете от имени компании, и попросить в чеке указать ИНН и название вашей организации. Эти реквизиты являются обязательными с 1 июля 2019 года, поэтому вопросов у кассира возникнуть не должно, но он может попросить предъявить доверенность от компании на ваше имя для совершения расчетов. 


Важно! Если в чеке не будет указан ИНН и название покупателя, то принять в расходы и включить в авансовый отчет суммы по чеку все равно можно, но есть риски спора с налоговой.

Про электронные билеты и посадочные талоны в 2019 году

С начала 2019 года при авиаперелетах можно пользоваться электронными билетами и виртуальными посадочными талонами. Для подтверждения расходов на такие билеты нужно предъявить в бухгалтерию не только маршрут-квитанцию, но и сам посадочный талон. Причем на талоне в обязательном порядке должна стоять отметка о досмотре. Поэтому при перелетах важно заранее распечатать талон и предъявить его при посадке. 

Если штампа на талоне не будет, то подтвердить факт перелета можно справкой из авиакомпании. При отсутствии и талона со штампом, и справки подтвердить данные расходы можно и другими документами, но вот для целей включения в расходы по налогу на прибыль такие траты будут спорными и могут быть исключены налоговой при проверке.

Про сертификацию отелей

Еще одно новшество с июля 2019 года — теперь все гостиницы должны пройти сертификацию и получить свидетельство оценки категории (постановление Правительства от 16.02.2019 № 158). То есть всем гостиницам должна быть присвоена «звездность». Работать без сертификации запрещается. В связи с этим всем компаниям мы рекомендуем проверять гостиницу перед командировкой в Федеральном перечне туристских объектов. Если отель есть в Федеральном перечне и прошел сертификацию, то никаких проблем не будет. В обратном случае — при проверке у инспектора могут возникнуть сомнения в реальности понесенных расходов.

Итоги

Расскажите сотрудникам о данных новшествах — пусть все будут в курсе изменений до предполагаемых поездок. Лучше соблюдать эти нехитрые правила, чем потом спорить с налоговиками.
Оцените статью по 5-бальной шкале
4.8 из 5 на основе 6 оценок