Как правильно хранить первичку

Как правильно хранить первичку

Наши бухгалтеры проверяют правильность оформления всех первичных бухгалтерских документов и многие документы готовят для вас, но мы не принимаем на хранение оригиналы документов и ответственность за их сохранность несет Заказчик, то есть директор компании.
Оригиналы первичных документов могут понадобится в случае возврата товара, конфликта с контрагентами или сотрудниками, а также, если на предприятие придёт выездная налоговая проверка. Вероятность наступления этих событий не очень высока, но если это все-таки произойдёт, то отсутствие первичных документов грозит компании большим штрафами.

Ниже мы собрали краткие рекомендации по хранению первичных документов, а также указали какие документы откуда берутся

Рекомендации по хранению первичных документов

  1. Выбрасывать первичную документацию нельзя — закон обязует хранить её минимум 5 лет. Если в компании были убытки, то документы за убыточные годы нужно хранить так долго, пока этот убыток полностью не будет израсходован на снижение прибыли следующих лет плюс четыре года.
  2. Первичные документы, занесенные в Контур-Бухгалтерию, подшивайте в хронологическом порядке в отдельные папки (или разделы в одной папке, если документов немного). Группируйте их по видам документов — смотри таблицу 1, первый столбец. Если у Вас небольшая организация, Вы можете хранить все документы в одной папке или объединять несколько групп документов в одной папке – тогда пользуйтесь пластиковыми разделителями внутри папки. Главное правило – нужно подшивать документы так, чтобы в любой момент можно было найти нужную бумажку.
  3. Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронном виде. Единственное условие – документы должны быть заверены электронной подписью. В частности, в электронном виде можно хранить: банковскую выписку вместе с платежными документами (при наличии интернет-банка); бухгалтерскую и налоговую отчетность, отправленную через интернет; документы, полученные и отправленные через Диадок. Распечатывать такие документы не обязательно.
  4. Ниже в таблице описаны необходимые документы, к какой группе они относятся, в каком виде необходимо их хранить и откуда они берутся в организации.
  5. Любая организация несет ответственность за сохранность первичных документов. И если они пропадут по какой-то причине, ей придется заплатить штраф в размере:
    • 10 000 рублей, если нет бухгалтерских документов, которые относятся к одному налоговому периоду
    • 30 000 рублей, если нет бухгалтерских документов за несколько налоговых периодов
    • 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.
      Такие штрафы установлены в статье 120 НК РФ. Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов руководителя фирмы могут оштрафовать в размере от 2000 до 3000 рублей. (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ)