Подотчетные суммы – отчитайтесь без проблем!

рассказывает Екатерина Громова, бухгалтер ООО «Контакт» В этой статье я расскажу, какие документы необходимы, чтобы отчитаться по подотчету, как их верно оформить и что грозит за отсутствие документов.

Какие нужны документы и как их оформить?

Екатерина Громова, бухгалтер ООО «Контакт»

Документы, подтверждающие расходы, должны быть верно оформлены

Для подтверждения расходов подойдут кассовый чек + акт или накладная . Обязательно должны быть указаны все реквизиты продавца, подписи, печати, дата документа и, конечно же, полные наименования купленных товаров (обобщенное наименование группы, например, «канцтовары» – не подойдет) с указанием количества и стоимости покупки. Важно помнить, что в качестве покупателя в документах должна быть указана компания. Исключением могут быть только мелкие покупки в розницу (например, те же канцтовары) – в качестве подтверждающих документов будет достаточно кассового и товарного чеков, выписанных на физ.лицо-сотрудника компании (при этом также в документах должны присутствовать полные реквизиты продавца и подробные данные по приобретенным товарам).

Какое оформление недопустимо?

Документы, оформленные на лиц, не являющихся сотрудниками компании, принимать к учету рискованно

Если в штате компании вовсе нет сотрудников, а с генеральным директором трудовой договор не заключен и зарплату он не получает, то оформлять авансовые отчёты и принимать по ним документы в расходы нельзя (т.к. формально нет подотчетных лиц).

Как выгоднее для компании?

Предпочтительнее все же оформлять документы на организацию, особенно если она является плательщиком НДС. Ведь по чекам на физ.лиц НДС нельзя принять к вычету. Так, если ноутбук куплен за 59 000 руб и документы оформлены на компанию, то 9000 руб можно использовать для уменьшения НДС к уплате, а в случае оформления на подотчетное лицо эти 9000 руб никак не помогут в снижении суммы НДС.

Без каких документов не обойтись?

Для признания расходов документы должны быть в полном объеме

Каждый документ имеет свое назначение, поэтому для подтверждения расходов обязательно наличие полного комплекта:
  • Кассовый чек подтвердит оплату наличными (квитанции к приходному кассовому ордеру без чека недостаточно!)
  • Товарный чек / товарная накладная / акт об оказании услуг – смогут подтвердить факт приобретения товара или услуги.
Бухгалтер Екатерина Громова

Что грозит?

Помимо риска доначисления НДФЛ и страховых взносов есть и еще риски, связанные с неверным учетом подотчетных сумм:
  • Если документы, подтверждающие расходы, неверно оформлены (либо документов нет/ не хватает) или расходы не соответствуют деятельности – налоговая может отказаться принимать эти суммы к расходам и заставит доначислить к уплате налог на прибыль или УСН – в зависимости от системы налогообложения, плюс ещё насчитает пени за несвоевременную уплату налога (ведь уплатить надо было ещё на момент, когда считался налог и учитывались расходы для его уменьшения) и даже штрафы за умышленное искажение бухгалтерского учета и занижение налоговой базы.
  • Если же будет выявлено, что налог занижен в крупном размере (более чем на 2 млн руб) - могут привлечь к ответственности руководителя (вплоть до уголовной)
Например, 14 апреля 2017 года были куплены духи за 20 000 руб по корпоративной карте. Расходы учтены при расчете налога на прибыль за полугодие 2017г. После проверки в мае 2018 года налоговая отказала в признании расходов по налогу на прибыль и доначислила к уплате 4000 руб налога на прибыль. Плюс еще насчитала пени до дня, когда компания доплатила налог – 22 мая 2018г – в сумме 323,90 руб. Кроме того, налоговая начислила штраф за уплату налога не в полном объеме из-за ошибок в расчете налогооблагаемой базы – т.е. добавила 20% – а это еще 800 руб (если же налоговая докажет, что ошибки сделаны и налог на уплачен умышленно – то штраф будет в 2 раза больше – 1600 руб). Но если окажется, что на покупку нет документов и, тем более, если это не единственная покупка в этом году, неверно отраженная в учете и занизившая суммы налогов к уплате – тогда штраф уже будет не 800 и не 1600 руб, а 40 000 руб! Еще один штраф в данной ситуации может быть выписан на руководителя – порядка 2-3 тыс руб – в случае, если те 4000 руб налога на прибыль будут составлять 10% или более от суммы налога за 2017 год (например, налог на прибыль за 2017 год был отражен в декларации в размере 5000 руб, а если бы его не занизили, то составил бы 9000 руб). И это только по налогу на прибыль! По НДФЛ с 20 000 руб от налоговой пришло требование на уплату 2600 руб налога, 520 руб штрафа и 292,05 руб пени.По страховым взносам – 6040 руб взносов и 624,89 руб пени. Итак, из-за одной покупки получили столько лишних платежей. А не проще ли было бы купить за свой счет, а не на деньги компании? Дешевле обошлось бы.
Таким образом, совершая покупки, учитывайте:
  • можно ли обосновать такие расходы, связаны ли они с деятельностью компании,
  • удастся ли получить необходимые и верно оформленные документы.
Если следовать этим простым правилам – все будет хорошо. Налоговая не сможет найти повод получить от вас больше.