Подотчетные суммы – что важно о них знать!

рассказывает Оксана Козлова, бухгалтер ООО «Контакт»

Что такое подотчет?

– любые деньги, принадлежащие организации и выдаваемые сотрудникам для оплаты тех или иных расходов считаются подотчетом.

Деньги компании ≠ Деньги генерального директора

Это разные кошельки!
Деньги компании – это:
  • Средства на расчетном счете
  • Суммы в кассе
  • Деньги на электронных кошельках, зарегистрированных на компанию
  • Денежные средства на счете корпоративной карты
Если вы тратите деньги компании (даже если вы – директор или учредитель) – все расходы в любом случае должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами. Эти документы вам придется сдать в бухгалтерию

На что можно тратить?

Расходы должны быть осуществлены на цели, связанные с деятельностью компании Среди расходов на офис вполне допустима покупка компьютера, мебели в офис, канцтоваров и т.п. Однако существуют покупки, которые можно осуществлять только с учетом вида деятельности компании.
Так, например, можно ли купить на для компании кровать? Можно:
  • для перепродажи (если один из основных видов деятельности компании – продажа мебели, в частности, кроватей)
  • как основное средство - чтобы демонстрировать на витрине в торговом зале продаваемый товар – постельное белье (если компания занимается продажей постельного белья)
Но если же основной вид деятельности компании – скажем, строительство или ремонт компьютеров – вряд ли налоговая признает обоснованными расходы на покупку кровати.

На что нельзя тратить?

Нельзя оплачивать с корпоративной карты личные расходы. Так, если компания занимается продажей мобильных телефонов, но оплата по корпоративной карте пройдёт, например, в магазине украшений или одежды - такие суммы при проверке налоговая признает использованными на личные нужды, поэтому они должны быть возвращены в кассу или на счёт компании либо признаны доходом сотрудника, т.к. принять к расходам не получится, а закрыть другими документами расходов такой долг перед компанией – рискованно, поскольку в расходе по корпоративной карте будет видно как минимум название магазина, которому проводилась оплата.

Что грозит?

Если налоговая выявит расходы на личные цели – она может признать эти суммы доходом сотрудника (приравнять к заработной плате и доначислить зарплатные налоги: НДФЛ и страховые взносы, плюс еще насчитать пени и штрафы за их несвоевременную уплату, ведь заплатить надо было бы в момент получения дохода)
Например, вы съели пирожное и выпили кофе на 1000р, а расплатились корпоративной картой – в назначении платежа у такой операции по банку будет стоять «STRABACSKAFE…». В итоге при проверке налоговая, скорее всего, доначислит 130руб НДФЛ и 302 руб страховых взносов. И это не учитывая пеней и штрафов. А если в такой ситуации директор расплатится личной картой – в чем различие? Казалось бы, разницы нет – с зарплаты, переведенной на личную карту уже удержаны те же НДФЛ и заплачены взносы. Но один плюс все же есть: при оплате личными деньгами директор не обрекает компанию на штрафы и пени!
Кроме того, среди косвенных преимуществ можно назвать экономию ценного времени директора, которое он мог бы использовать для развития компании, а вынужден тратить на общение с бухгалтером и попытки обосновать расходы, собрать чеки. Помимо этого, если бухгалтерский учет передан на аутсорс другой компании, то такие платежи по корпоративным картам существенно увеличат количество операций, проверяемых бухгалтером – от чего, в свою очередь, может вырасти и стоимость услуг. Таким образом, решая купить что-то по корпоративной карте – подумайте, имеет ли это отношение к деятельности фирмы? Если нет – расплатитесь личной картой!